Aujourd’hui plus que jamais, les dirigeants d’entreprises sont confrontés à la nécessité de prendre des décisions toujours plus précises, plus rapides et toujours plus efficaces pour développer leurs activités. Grâce aux nouvelles technologies et à l’avènement de la data cette dernière décennie, les dirigeants et managers d’entreprise disposent d’informations véridiques permettant d’obtenir une vision globale de l’activité. Toutes les actions liées à la gouvernance d’un site de production peuvent être suivies et pilotées grâce aux solutions de production intelligentes, plus communément appelées la Business Intelligence ou informatique décisionnelle.
La Business Intelligence ou BI englobe une variété d’outils, d’applications et de pratiques qui collectent des données à partir de systèmes internes et externes. Ces données sont ensuite agrégées dans des tableaux de bord, des rapports, des graphiques et dataviz permettant d’analyser l’information et optimiser les décisions et les performances d’une entreprise. En d’autres termes, la BI est le processus d’analyse de données dirigé par la technologie dans le but de déceler des tendances de fonctionnement, d’obtenir la vision sur la production et comparer les performances …dans le but de prendre de meilleures décisions. Les dirigeants gagnent en efficacité et en rapidité dans leurs prises de décisions. Le pilotage numérique fait émerger de nouvelles organisations plaçant toujours l’humain au cœur de l’activité.
Chaque responsable (direction, maintenance, logistique, production etc) a besoin d’analyser les données qui lui sont respectivement pertinentes pour piloter son activité
. La première difficulté est que le volume de données disponibles peut-être colossal, c’est pourquoi il est important de s’équiper d’une solution capable de collecter en instantanée les données de production et de les historiser dans une base de données.
La seconde difficulté est que la BI vise à définir un référentiel commun pour tous les utilisateurs mais que les dirigeants et les managers d’un site ont des objectifs communs mais un besoin opérationnel différent, ce qui complexifie leur communication. Ils en oublient souvent l’utilisateur final de ces solutions, qui lui cherche surtout à réduire ses tâches chronophages.
En préambule, les dirigeants doivent s’interroger sur leur besoin afin de chercher la solution informatique décisionnelle la plus adéquate ainsi que leur capacité à faire adhérer leurs équipes au changement. Ils ont tendance à se focaliser sur l’outil mais ils en oublient le défi principal: la façon dont le changement sera présenté et conduit.
L’étude du besoin et la recherche d’une solution
Que vous soyez une multinationale implantée sur tous les continents, une PME ou une administration publique, vous ne recherchez pas les mêmes fonctionnalités pour une solution BI. La BI peut servir de nombreux objectifs:
- suivre les KPI pour optimiser la gestion de l’activité
- identifier les risques et mieux les gérer
- optimiser la gestion des dépenses
- ….
Pour débuter, il faut faire le point entre vos besoins réels et vos attentes, mais aussi vos objectifs finaux à atteindre et les attentes des utilisateurs finaux. Pour choisir votre solution informatique décisionnelle, quelques questions primordiales sont à soulever afin de définir la trajectoire vers laquelle vous souhaitez tendre.
- Pourquoi opter pour une solution BI?
- Quel résultat souhaitez-vous atteindre?
- Quels KPI souhaitez-vous suivre et piloter?
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin? Quel sera le volume des données à traiter?
- Souhaitez-vous partager vos données? les consolider? les visualiser?
- L’accès aux données au sein des différents services est-il simple ou complexe?
- Quels sont les services qui vont disposer de cette solution? Quel est le niveau d’analyse de données des collaborateurs? Quelle sera la facilité d’usage?
- Quel sera le processus d’intégration?
- Comment stocker vos données?
Une fois le cadre du projet défini, il est temps de se demander quelle solution est à même de répondre à vos besoins? Il est nécessaire de garder à l’esprit que la solution doit être intuitive et ergonomique, c’est-à-dire avec une certaine facilité d’usage et veillez à ce que la connectivité à vos logiciels existent. La solution doit aussi être flexible et évolutive afin qu’elle continue à s’adapter à vos futurs besoins.
Des porteurs de projet pour rendre le changement légitime
Les raisons de la réussite d’un changement sont multiples mais elles convergent toutes sur la nécessité de porteurs de projet qui devront être moteur. Les porteurs de projet ne sont pas nécessairement les membres du comité de direction ou les directeurs de service, toutefois il faut que ce soient des personnes d’influence qui au-delà d’être des militants soient également de réels moteurs.
Selon John Paul Kotter, professeur à la Harvard Business School, un porteur de projet doit présenter 4 attributs:
- le leadership pour entraîner les parties prenantes et mener le projet dans la bonne direction
- la crédibilité fondée sur la confiance et le respect
- l’expertise pour trancher sur des sujets clés tout en restant indépendant des parties prenantes
- l’autorité statutaire, c’est à dire avoir la capacité de prendre des décisions concernant les responsabilités attribuées
Les porteurs de projets doivent être représentatifs de l’entreprise, ce qui signifie représenter l’ensemble des parties prenantes au changement. Ils vont avoir pour mission de participer au développement de la solution puis de l’expliquer et la défendre auprès des utilisateurs finaux.
Faire connaître et comprendre la solution de BI aux utilisateurs finaux
Une des méthodologies utilisées dans l’industrie manufacturière et qui s’inscrit au cœur des solutions IT est la méthode kaizen. Cette méthode, régulièrement mise en place dans les multinationales, a pour objectif l’amélioration continue des processus et des postes de travail; et repose sur l’idée que de petits changements rapides et réguliers peuvent avoir un impact fort. Intégrer le système Kaizen au sein d’un site industriel passe par 4 piliers :
- la nomination de porteurs de projet pour prendre des décisions collaboratives et l’implication des collaborateurs pour qu’ils deviennent acteurs dans la résolution
- la remise en question des pratiques et objectifs actuels et définir les futurs objectifs
- la proactivité dans la résolution des problèmes
- la correction des dysfonctionnements dès leurs apparitions
Au-delà des améliorations globales de la productivité, cette approche va agir directement sur la satisfaction des collaborateurs par la prise en compte de leurs idées et actions dans l’amélioration et la valorisation de leurs conditions de travail et dans l’optimisation de leur montée en compétences. De plus, le travail en équipe va améliorer la coordination entre les services.
Former à la solution : learning by doing
Tout changement nécessite un apprentissage, ce qui signifie modifier ses automatismes, apprendre de nouvelles pratiques…. C’est souvent pour ces raisons que les personnes s’opposent au changement, non pas parce qu’elles sont contre mais parce qu’elles ont la conviction de ne pas avoir la capacité et les moyens de réussir. L’apprentissage par la pratique est le meilleur moyen d’obtenir un taux d’engagement fort de la part des collaborateurs. Mais attention, même si les collaborateurs se forment à la solution, il est nécessaire de continuer à les accompagner dans cette étape et maintenir une présence et une communication fluide. Cela impose un travail commun entre les initiateurs, les porteurs de projets et les utilisateurs finaux. Il faut continuer à valoriser les efforts fournis et poursuivre dans la montée en compétences.
L’intégration d’un tel outil au sein de votre structure amènent de nombreux avantages comme une mise en commun des connaissances, de la coopération spontanée, l’automatisation du processus de décision basée sur des indicateurs pertinents, mettre en exergue les anomalies de l’entreprise, les écarts et les chiffres, anticiper et prévoir les tendances…
Fort de notre expérience dans l’implémentation de solutions intelligentes dans l’industrie manufacturière, nous avons éprouvé ces méthodes pour faciliter l’adhésion de collaborateurs et gagner en efficacité et en productivité. En amenant de l’intelligence dans les processus et mettre l’Homme au cœur de l’environnement numérique.
